1918 war Charles M. Schwab einer der reichsten Männer der Welt.

Schwab war Chef der Bethlehem Steel Corporation, der größte Hersteller von Schiffen und und der zweitgrößte Stahlproduzent im damaligen Amerika. Der berühmte Erfinder Thomas Edison sagte einmal über ihn, er sei ein absolutes Arbeitstier. Er war permanent auf der Suche nach neuen Herausforderungen.

Eines Tages im Jahre 1918, engagierte er für eine bessere Effizienz seines Teams den hoch dotierten Berater Ivy Lee.

Ivy Lee war ein Geschäftsmann und gilt als Pionier im Bereich Public Relations. Aus der Zusammenarbeit mit den beiden Männern ist nun folgende Geschichte überliefert: Schwab empfängt Lee in seinem Büro und fragt ihn: „Zeigen Sie mir einen Weg wie ich mit meinem Team mehr erreichen kann.“

„Geben Sie mir 15 Minuten mit jeder Führungskraft“, antwortete Lee.
„Wieviel wird mich das kosten“, fragt daraufhin Schwab. „Nichts“, antwortet Lee. „Es sei denn, es funktioniert, dann schicken Sie mir nach drei Monaten einen Scheck ausgestellt in der Höhe, die es Ihnen dann wert ist.“

Die Ivy Lee Methode

Während seiner 15 Minuten mit jeder Führungskraft erklärte Lee seine Methode für Spitzenleistungen:

1)  Am Ende eines jeden Arbeitstages schreiben Sie die sechs wichtigsten Dinge auf, die sie Morgen erreichen wollen. Schreiben Sie nicht mehr als sechs Dinge auf.
2) Priorisieren Sie die einzelnen Punkte in der Reihenfolge ihrer wahren Dringlichkeit.
3) Wenn Sie Morgen an Ihrem Arbeitsplatz ankommen, konzentrieren Sie sich auf den ersten Punkt auf der Liste. Beenden Sie den ersten Punkt bevor Sie mit dem zweiten Punkt beginnen.
4) Verfahren Sie mit dem Rest auf der Liste in der gleichen Weise. Am Ende des Tages schreiben Sie alle unbeendeten Punkte auf eine neue Liste mit insgesamt sechs Punkten.
5) Wiederholen Sie dies jeden Arbeitstag aufs Neue.

Die Strategie klang einfach, doch Schwab und die Bethlehem Steel Corporation gaben ihr eine Chance. Nach drei Monaten war Schwab derart begeistert von dem Fortschritt seiner Firma, dass er Lee in sein Büro bestellte und ihm einen Scheck über $25.000 ausstellte.

Ein Scheck über $25.000 ausgestellt im Jahre 1918 ist ungefähr equivalent mit einer Summe von $450.000 im Jahre 2020.

Die Ivory Lee Methode seine To-Do-List zu priorisieren scheint einfältig simpel zu sein. Wie kann etwas derart Simples so viel wert sein? Was macht dieses System so effektiv?

Prioritäten gut managen

Diese Bestandteile machen die Methode so effektiv:

Zu simpel, um zu funktionieren Meist werden so einfache Methoden wie diese bezichtigt zu simpel zu sein, um im echten Arbeitsleben funktionieren zu können. Sie zollen den komplexen Abläufen keine Rechnung. Was ist, wenn ein Notfall eintritt? Was ist mit moderneren Techniken, um wirklich alle Vorteile auszuschöpfen? Meiner Erfahrung nach ist Komplexivität eher eine Schwä nn es ist dann oft schwieriger wieder in den eigentlichen workflow einzutreten. Klar werden Notfälle und plötzliche Ablenkungen im Arbeitsalltag eintreten. Ignorieren Sie sie wenn möglich, beschäftigen Sie sich mit ihnen, wenn es sich nicht vermeiden lässt und gehen Sie dann so schnell wie möglich zu Ihrer Prioritätenliste zurück. Nutzen Sie einfache Regeln um in komplexen Sachlagen die Führung zu behalten.

Es kräftigt Sie, um starke Entscheidungen zu fällen

Ich glaube nicht, dass irgendetwas magisches an diesen sechs Punkten auf Lees To-Do-Liste ist. Es können auch einfach nur fünf Punkte sein. Ich glaube aber, dass etwas magisches daran ist sich selbst Grenzen aufzuerlegen. Wenn Sie zu viele gute Ideen haben (oder überfordert sind von zu vielen Dingen, die getan werden müssen), ist es meiner Meinung nach die beste Idee seine Ideen auszudünnen und alles wegzuschneiden was nicht absolut notwendig ist. Einschränkungen können Sie besser machen. Lee´s Methode ist ähnlich wie die 25-5-Regel von Warren Buffett, die Ihnen empfiehlt sich nur auf fünf Dinge zu konzentrieren und alles andere zu ignorieren. Ohne Verbindlichkeit in etwas werden Sie von allem Möglichen abgelenkt werden.

Es eliminiert die Schwierigkeit des Anfangens

Die größte Hürde beim beenden einer Sache ist keinen Anfang zu finden. (Von der Couch aufzustehen kann hart sein, doch wenn Sie schon angefangen haben zu laufen ist es viel einfacher das workout auch zu beenden). Lees Methode bringt Sie dazu sich schon die Nacht vor dem nächsten Arbeitstag für Ihre erste Aufgabe zu entscheiden. Insbesondere für Menschen, die Ihren Arbeitstag selbständig strukturieren (müssen) hat sich diese Methode als äußerst praktisch erwiesen: wenn Sie schon einen Abend vorher wissen womit Sie am nächsten Tag beginnen werden können Sie am nächsten Morgen sofort damit beginnen. Es ist einfach, aber es funktioniert. Am Anfang ist der Beginn genauso wichtig wie der Erfolg.

Es zwingt Sie zum single task

Die moderne Gesellschaft liebt >multi tasking<. Der Mythos des multi tasking sagt, dass derjenige besser ist der beschäftigt ist. Doch das Gegenteil ist richtig. Je weniger Prioritäten auf die Sie sich konzentrieren müssen, desto besser. Weltklasse Experten aus nahezu jedem Bereich – Athleten, Künstler, Wissenschaftler, Lehrer, CEO´s – zeigen, dass ein Charakteristikum alle eint: Fokus. Sie können nicht erfolgreich in einer Sache sein, wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit permanent auf zehn verschiedene Bereiche splitten. Meisterschaft erfordert Fokus und Konsistenz.

Die Essenz aus all dem? Tun Sie die wichtigste Arbeit jeden Tag als Erstes. Dies ist der einzige Trick für mehr Produktivität, den Sie benötigen.

Dank an James Clear, den Verfasser des Original-Berichts.